1.0 DEFINISI FAIL KUASA
Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah pusat sumber sekolah (PSS). Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS.
Anggapan yang mengatakan bahawa Fail Kuasa itu sama dengan “Rancangan Pembangunan PSS (Blue Print)” adalah salah. ‘Blue Print’ adalah sebahagian daripada Fail Kuasa. Dengan itu segala perkhidmatan, program dan aktiviti yang dirancangkan dapat dilaksanakan mengikut landasan yang ditetapkan dalam fail kuasa.
Fail Kuasa merupakan satu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif oleh Ahli Jawatankuasa PSS dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan.
2.0 TUJUAN MENYEDIAKAN FAIL KUASA PSS
Fail Kuasa PSS disediakan dengan tujuan:-
2.1 Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan & Media.
2.2 Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan.
2.3 Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS.
2.4 Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS.
Terdapat 15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa PSS. Fail Kuasa PSS lazimnya disimpan dalam bentuk ‘ring-file’ supaya sesuatu keputusan / pindaan itu dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya terdapat apa-apa perubahan / pindaan. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuatkuasa sesuatu prosedur itu. Ini memudahkan kita mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Biasanya penyemakan semula Fail Kuasa dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan.
3.0 PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KUASA PSS
Guru Perpustakaan & Media harus bertanggungjawab merangka isi kandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum ia dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS. Ini adalah kerana salah satu fungsi utama jawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya. Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat tersebut barulah Fail Kuasa berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya (sila rujuk Lampiran A – Borang Penguatkuasa Fail Kuasa Mengikut Bab – gunakan kertas berwarna kuning).
4.0 KANDUNGAN FAIL KUASA PSS
4.1 Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa:-
Fail Kuasa PSS terdiri daripada bahagian-bahagian yang dinyatakan seperti berikut:-
(a) Muka surat judul
(b) Pengenalan kepada Fail Kuasa
(c) Isi kandungan Fail Kuasa
(d) Kandungan dan pindaan mengikut bab
4.2 Susunan kandungan Fail Kuasa:-
Kandungan dalam Fail Kuasa hendaklah disusun seperti berikut:-
(a) Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama
(b) Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan
(c) Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan
(d) Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan
mengikut bilangan pindaan (sila rujuk Lampiran B – gunakan kertas berwarna hijau).
5.0 PERINCIAN ISI KANDUNGAN DALAM FAIL KUASA PSS
Bab 1 : Pengenalan Kepada Fail Kuasa Pusat Sumber Sekolah
1.1 Pendahuluan
1.2 Tujuan
1.3 Isi kandungan
1.4 Prosedur pindaan
Bab 2 : Maklumat Pusat Sumber Sekolah
2.1 Sejarah Penubuhan PSS
2.2 Lokasi PSS (pelan)
2.3 Visi PSS
2.4 Misi PSS
2.5 Piagam PSS
2.6 Matlamat PSS
2.7 Objektif PSS
2.8 Fungsi & peranan PSS
Bab 3 : Jawatankuasa Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah
3.1 Jawatankuasa Induk PSS:-
(a) struktur organisasi
(b) senarai tugas
3.2 Jawatankuasa Kerja PSS:-
(a) struktur organisasi
(b) senarai tugas
Bab 4 : Pengawas Pusat Sumber Sekolah
4.1 Badan Pengawas PSS (struktur organisasi)
4.2 Prosedur pemilihan Pengawas PSS:-
(a) kriteria pemilihan
(b) pakaian seragam
(c) kehadiran
(d) senarai tugas
(e) senarai semak
(f) borang kebenaran
(g) surat pelantikan
4.3 Sistem Merit Pengawas PSS
Bab 5 : Peraturan Pusat Sumber Sekolah
5.1 Peraturan Am
5.2 Peraturan Khusus
5.3 Peraturan Penggunaan Alat / Ruang (Bilik)
5.4 Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan / Alat
Bab 6 : Pengurusan & Pentadbiran Pusat Sumber Sekolah
6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS
6.2 Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman & Pemulangan
6.3 Rancangan Tahunan PSS
6.4 Laporan PSS (bulanan & tahunan)
6.5 Manual Prosedur Kerja (MPK)
6.6 Fail Meja (FM)
6.7 Rancangan Pembangunan PSS
6.8 Dokumentasi
Bab 7 : Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah
7.1 Dasar pemilihan buku dan bukan buku
7.2 Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku (jenis, nisbah, bahasa dan sebagainya)
7.3 Proses pemilihan dan pemerolehan bahan / alat
7.4 Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS
Bab 8 : Kewangan Pusat Sumber Sekolah
8.1 Prosedur kewangan
8.2 Punca kewangan
8.3 Anggaran Perbelanjaan
8.4 Laporan Kewangan
Bab 9 : Organisasi Bahan Pusat Sumber Sekolah
9.1 Pengurusan bahan secara berpusat
9.2 Sistem Pengelasan
9.3 Proses Teknik
9.4 Pengkatalogan
9.5 Lokasi bahan
9.6 Penyusunan bahan
Bab 10 : Aktiviti Pusat Sumber Sekolah
10.1 Mesyuarat / Taklimat
10.2 Kursus / Bengkel
10.3 Pertandingan
10.4 Program Perkembangan Staf
10.5 Program Orientasi PSS
10.6 Lawatan
10.7 Gotong Royong
10.8 Pameran
10.9 Minggu PSS
10.10 Promosi PSS
10.11 Program Panitia Mata Pelajaran
10.12 Aktiviti Galak Guna PSS
Bab 11 : Stok dan Inventori Pusat Sumber Sekolah
11.1 Pengurusan Harta Modal (Kew 312)
11.2 Penyenggaraan Harta Modal (Kew 312A)
11.3 Daftar Inventori (Kew 313)
11.4 Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314)
11.5 Rekod Perolehan Bahan Buku
11.6 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku
11.7 Rekod Perolehan Akhbar
11.8 Rekod Perolehan Majalah
11.9 Semakan stok (buku, bahan bukan buku, perabot dan peralatan)
11.10 Pelupusan
11.11 Hapuskira
11.12 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew 315)
Bab 12 : Sirkulasi / Edaran Bahan Pusat Sumber Sekolah
12.1 Sistem sirkulasi
12.2 Keahlian
12.3 Pinjaman berkelompok
Bab 13 : Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah
13.1 Jenis-jenis perkhidmatan:-
(a) Peminjaman buku
(b) Peminjaman buku rujukan
(c) Peminjaman berkelompok
(d) Peminjaman bahan bukan buku
(e) Peminjaman peralatan
(f) Peminjaman pihak luar
(g) Reprografi
(h) Koleksi soalan
(i) Rakam salin
(j) Sebaran maklumat
(k) Rekreasi
(l) Khidmat nasihat dan bimbingan
(m) Pameran
(n) Promosi dan sebagainya
13.2 Waktu perkhidmatan:-
(a) Satu masa khas setiap kelas
(b) Waktu rehat
(c) Waktu tengah hari
(d) Waktu petang
(e) Hari sabtu
(f) Cuti sekolah
(g) Jadual waktu Guru Perpustakaan & Media
Bab 14 : Automasi Pusat Sumber Sekolah
14.1 Sistem yang digunakan
14.2 Sistem keselamatan
14.3 Menu utama
14.4 (Output)
14.5 Prosedur memasukkan data
14.6 Alat Pembaca Label Kod Berpalang (Bar code)
14.7 Rangkaian (networking)
14.8 Carian maklumat
14.9 Laporan
Bab 15 : Program Bacaan (NILAM)
15.1 Konsep Program NILAM:-
(a) Latar belakang
(b) Rasional
(c) Asas pertimbangan
(d) Pendekatan
(e) Model program nilam
(f) Tahap program nilam (jauhari & rakan pembaca)
(g) Sistem ganjaran
15.2 Strategi pelaksanaan Program NILAM:-
(a) Pengenalan
(b) Pelaksanaan
(c) Bahan
(d) Peranan
(e) Pengumpulan data
(f) Contoh-contoh rekod bacaan
(g) Aktiviti NILAM – Bulan Membaca Kebangsaan (Julai), Hari Buku Sedunia (23 April), Hari Pusat Sumber Sekolah Antarabangsa (Hari Isnin minggu keempat bulan Oktober)
6.0 PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DALAM FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH
Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan atau perubahan dalam Fail Kuasa. Guru Perpustakaan & Media akan merangka pindaan / tambahan dan membentangkannya dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. Selepas itu, barulah pindaan / tambahan tersebut akan dikuatkuasa sepenuhnya.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pindaan dalam Fail Kuasa PSS:-
6.1 Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan / tambahan.
6.2 Guru Perpustakaan & Media perlu menyediakan draf pindaan / tambahan berkenaan.
6.3 Draf pindaan / tambahan tersebut hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan.
6.4 Selepas mendapat kelulusan, Guru Perpustakaan & Media hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua / Guru Besar).
6.5 Tarikh berkuatkuasa pindaan tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat).
Lampiran A
BORANG PENGESAHAN BAB FAIL KUASA PSS
KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE – ________ YANG TELAH DIADAKAN PADA ____________________
Disediakan oleh; Disahkan oleh;
………………………………… …………………………………
( ) ( )
Cop: Cop:
Guru Perpustakaan & Media Pengetua / Guru Besar
Tarikh : ________________ Tarikh : _________________
Lampiran B
BORANG PINDAAN DASAR / POLISI FAIL KUASA PSS
Pindaan : Bil ________ / Tahun : __________
BAB : ________________________________________________________
________________________________________________________
Ceraian Bab Perkara Tarikh
Dikuatkuasa Tarikh
Dimansuh
DASAR / POLISI ASAL
PINDAAN / TAMBAHAN DASAR / POLISI
KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI ______ / _______ YANG TELAH DIADAKAN PADA __________________
Disediakan oleh; Disahkan oleh;
………………………………… …………………………………
( ) ( )
Guru Perpustakaan & Media Pengetua / Guru Besar
Tarikh : _________________ Tarikh: __________________
